Eén planning voor bezoeken, vervangingen en het strijkdepot
SIMA Service, een dienstenbedrijf met dienstencheques in Brussel, plant elke week bezoeken bij klanten thuis en neemt strijkwerk aan in zijn depots. Belvi bouwde de planning met vervangingen, een app voor de werkneemsters en een app voor de balie, rond één gedeelde server.
De uitdaging
Een dienstenbedrijf met dienstencheques werkt bij de klant thuis. Werkneemsters gaan op vaste dagen naar vaste huishoudens. Daarnaast loopt er strijkwerk via de depots en een eigen wasserij.
De klant kiest zo'n bedrijf niet op prijs: de waarde van een dienstencheque ligt wettelijk vast. Wat telt, is of er iemand komt als de vaste werkneemster ziek is of op verlof.
Dat legt veel gewicht op één plek: de planning. Wie gaat waar naartoe, wie kan invallen, en wie kent die klant al. Wie plant, werkt in het Frans en is geen technische gebruiker. Aan de balie van een depot staat weer een ander publiek: medewerksters die een strijkbon maken met een klant voor zich, en die niet allemaal vlot Frans lezen.
Het systeem
Belvi bouwde drie apps rond één gedeelde server: een dashboard voor de planning en het beheer, een app op de telefoon van elke werkneemster en een app op de tablets in de depots. Alle drie werken in het Frans en het Nederlands. De server is de enige bron. Geen van de apps rekent zelf.
De planning
Eén kalender per werkneemster, per maand. Vaste afspraken lopen als reeks door, afwezigheden staan er met hun code bij, en losse bezoeken komen erbij. Kies je een klant, dan staan de klanten die deze werkneemster al kent bovenaan.
Botsingen zoekt het systeem in de echte bezoeken van de maand: twee bezoeken van dezelfde werkneemster die op dezelfde dag overlappen. Per conflict zie je de datum, de betrokken bezoeken en een knop naar die dag. Staat een vaste afspraak in een week dubbel, dan komt dat ook als waarschuwing bij de betalingen.
De planning gaat naar de werkneemster op papier, per e-mail of via WhatsApp.
Vervangingen
Vervangen is één handeling: je kiest wie het bezoek doet. Terugzetten naar de vaste werkneemster, of een andere vervangster kiezen, is dezelfde handeling.
De volgorde is zo gekozen dat een bezoek nooit twee keer gepland staat. Eerst wordt het origineel aangepast, dan wordt opgeruimd wat er van een vorige poging stond, en pas daarna wordt de vervangster ingepland. Lukt een stap niet, dan staat het bezoek zichtbaar als "à terminer", met één knop om het af te werken.
De app voor de werkneemsters
Op haar eigen telefoon ziet een werkneemster haar planning van vandaag en de komende week, haar uren en een SOS-knop. Bij een bezoek waarin ze iemand vervangt, staat dat ze een collega vervangt. Verandert er iets aan haar planning, dan krijgt ze een melding met de dag erbij. Een tik opent die dag.
De planning staat versleuteld op de telefoon. Zonder netwerk opent ze die met haar eigen code. Een SOS vertrekt ook als de telefoon vergrendeld is, en de app zegt pas dat het kantoor verwittigd is als de server de melding echt heeft.
De app in de depots
Aan de balie staat een tablet. Een medewerkster tikt haar naam aan, typt haar code en maakt de strijkbon: de klant zoeken, de kledingstukken aantikken, de bon bewaren met een zaknummer. Later meldt ze de zak klaar en geeft ze hem mee. Ze pointeert er ook bij aankomst en vertrek.
Het scherm werkt met tekeningen in plaats van tekst, met grote knoppen en met gesproken uitleg in het Frans op een vaste plek. De tablet rekent niets zelf. Elke tik gaat naar de server, en het scherm toont wat terugkomt: de regels, het totaal en het effect op het saldo van de klant.
Waarom het te vertrouwen is
Een fout in de planning kost hier aan twee kanten: een klant bij wie niemand komt, of een bezoek dat twee keer betaald wordt. Daarom draait er voor het vervangen een test die zelf willekeurige reeksen handelingen maakt: vervangen, terugzetten, afzeggen, verzetten, een afwezigheid erop. Na elke stap mag een bezoek hoogstens één keer gepland staan en hoogstens één keer in het loon tellen. Elke reparatie is daarna tijdelijk teruggedraaid, om te zien of die test dan echt faalt.
Aan de balie geldt hetzelfde. Een dubbele tik levert dezelfde bon op, en een scherm dat intussen verouderd is, geeft een melding in plaats van een verkeerde afboeking.
Wat een persoon betreft, ziet alleen wie het nodig heeft. Het depot krijgt geen gegevens van klanten of collega's die het niet nodig heeft. De werkneemster ziet alleen haar eigen bezoeken.
Tot slot
Een klant kiest zo'n bedrijf op één vraag: komt er iemand. De planning, de vervanging en de melding op de telefoon van de vervangster zijn drie kanten van hetzelfde antwoord.
